(Bang Satar) Membangun Pusat Arsip Dalam Mewujudkan Efektifitas Tata Kelola Arsip Pada Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri Mandailing Natal
IRFAN MUSTOFA, SE, MA
Bagian Administrasi Umum, Akademik, dan Keuangan STAIN Mandailing Natal
Pelatihan Kepemimpinan Administrator Angkatan XVIII
Tahun 2025
Abstrak
STAIN Mandailing Natal menghadapi tantangan signifikan dalam tata kelola arsip, yang menyebabkan dokumen vital tersebar di unit-unit, menghambat layanan, dan meningkatkan risiko kehilangan data. Kondisi ini menurunkan efisiensi, memperlambat proses audit dan akreditasi, serta menuntut adanya perbaikan. Untuk mengatasi hal ini, aksi perubahan BANG SATAR (Membangun Pusat Arsip) digagas dengan tujuan utama menciptakan sistem pengelolaan arsip yang terpusat dan profesional. Proyek ini menggunakan pendekatan manajemen proyek, dilaksanakan selama 60 hari dari Mei hingga Juli 2025. Tahapan kuncinya meliputi pembentukan tim, penyusunan Pedoman dan Juknis, pembangunan sistem digital, inventarisasi arsip, dan sosialisasi. Keterlibatan tim efektif, pimpinan STAIN, dan unit-unit terkait menjadi fokus utama. Aksi ini berhasil menerbitkan Pedoman dan Juknis pengelolaan arsip, mengembangkan aplikasi digital sebagai alat bantu inventarisasi arsip, serta meningkatkan kompetensi tim. Peningkatan ini memangkas waktu inventarisasi arsip dari rata-rata 10-15 hari menjadi 3-5 hari. Hasil ini signifikan karena memperkuat integritas data dan akuntabilitas universitas, selaras dengan agenda reformasi birokrasi dan digitalisasi. Keberlanjutan dijamin melalui adopsi Pedoman, integrasi dalam RKA/DIPA, dan penguatan kompetensi SDM. Direkomendasikan untuk mengembangkan dan mengintegrasikan sistem ini dengan aplikasi akademik lain untuk mewujudkan ekosistem digital kampus yang komprehensif.
File:
irfan-mustofa-se-ma-CBZqY.pdf23 Juli 2025 0
